その他いろいろ困ったの相談

はじめてのお客様のところに行って、仕事の流れを見せてもらうときに、封筒などの郵便物をどのように送っているか、を確認させてもらいます。

毎回手書き、という場合もありますが、多いのは、ラベル印刷をして,それを封筒に貼って送付する、というやり方です。

そこでアドバイスをするのは、窓付き封筒への切り換えです。

長所としては、

  1. ラベルの用紙代を節約できる
  2. ラベル印刷の手間を省くことができる
  3. 郵便物の取り違いを防止できるなどです。

ところが、今回、窓付き封筒の請求書を受け取って、窓付き封筒の落とし穴に気づきました。

それは、今回、私自身が経験した事故がきっかけです。

どういうことかというと、ある会社から、私宛に請求書の封筒が届きました。

その封筒を開くと、なんと、私の名前とそっくりの別の人の請求書も一緒に同封されていたのです。

窓付き封筒の最大の長所は、郵便物の取り違いを防止できること、と考えていましたが、確かに、間違いなく、私宛の請求書は、私のところに届きますが、別の人宛の用紙が間違って同封してしまう、というミスはありえる、ということに改めて気づきました。

別の人宛の用紙を自分宛のものだと思って、読んだ後に、何かへんだ、と思って、窓の部分の宛て名を見て、はじめて、別の人宛のものだと気づきました。

でも、これって、場合によっては、重大なトラブルが起きたり、信用問題になる可能性がありますよね。

というわけで、窓付き封筒であっても、取り違いは防止できても、ごのような誤送信の危険はありますので、注意をしなければいけない、と思ったしだいです。

 

ちょうど、今電話で解決した事例を忘れないうちに書いておきます。

相談内容

事務所で使用しているノートパソコンから印刷しようとしたら、印刷できないので、困って電話しました。

解決方法

まず、通話料を負担させないために、すぐに電話を切って、私の方からかけなおしました。

次に、インターネットは使えるか、他のパソコンからは印刷できるか、の質問には、両方とも問題なし、でした。

ということは、その担当者のパソコンだけの問題と原因が特定できましたので、魔法の呪文を伝えて実行してもらいました。

すると、数分後に、「印刷できるようになりました!」と嬉しそうな返事がかえってきました。

めでたし、めでたし、です。

さて、ここで伝えた「魔法の呪文」ですが、ぜひ、みなさんも覚えておいてください。

100%解決できるわけではありませんが、かなりの確率(7割~8割位)の確率で解決できる、とても素敵な呪文です。

「困ったときの再起動」

どうですか、難しくないでしょ。

今回、私が電話口で待っている間にしてもらったのは、担当者のノートパソコンの再起動です。

それだけです。

再起動したら、さきほど印刷したかった文書が印刷されてきました。

「それだけ」なんですが、これは、長年の経験で発見した実は、とても深い内容をもったとっておきの呪文です。

この情報を買えば、とても高い値がつく情報だと思って、ぜひとも、お持ち帰り下さい。

相談内容

400字以内で手書きで提出する課題が出ました。

原稿用紙が手元にないので、一太郎のテンプレートにある「原稿用紙」を印刷することを思いつきました。

ちょうど、A4で印刷できる原稿用紙があったので、印刷しようとしたら、どうしても印刷できなくて困ってしまい、相談しました、という内容です。

使用ソフト

一太郎

やりたいこと

一太郎の「よく使うテンプレート」の中にある「原稿用紙」だけを印刷したい

困ったの内容

「印刷するデータがありません」と表示されて「原稿用紙」だけの印刷ができない

解決策

何でもいいので、文字を入力します。

その文字の文字色を「白」に設定します

これで印刷すると、「印刷するデータ」はあるので、印刷できます。
でも、文字は「白色」なので、結果としては、枠付きの原稿用紙だけが印刷される、というわけです。

応用

エクセルなどで、計算上、数字の入力は必要だけど、印刷した場合に、その数字を表示させたくない、ということがあります。
このような場合も、文字色を白にして印刷する、という方法がすぐにできる解決方法です。

1.問診に対するご協力をお願いします

2.突発的なトラブル等の際にスケジュール調整をお願いします

事前に予想できない突発的なトラブルが発生した場合に、状況によっては、早期の対応が必要になることがあります。

その場合に、スケジュールを変更してもらうことがあります。

これは、お客様によって、特別扱いをして不平等な扱いをしたり優遇する、というわけではありません。

3.発生した損害に対しての免責をお願いします

例えば、各種保険の契約の際に、読めないような小さい文字で書いてある書類にサインすることが多いと思います。

これらの書類の一番の目的は、免責条項に同意してもらうことだとと思います。

当社では、個別に免責の同意をお願いすることもありますが、当社のサービス等を利用する場合に共通しているお約束(契約)は、万が一損害が発生した場合でも当社は責任は負わない(負えない)、ということです。

パソコンの仕事に携わっていると、予測できない事故ばかりか、予測が可能でも事故が起きることが多々あります。

もちろん、事故が起きないようにできるだけの対策をとりますし、万が一事故が起きた場合には、できる限りの対応に心掛けますが、万が一当社のサービスに起因して損害が生じても、間接的な損害だけでなく直接の損害に対しても、責任は負いかねますので、この点は、どうかご了解くださいますようにお願いいたします。

4.基本的にサポートするOSはWindowsでお願いします

Apple社のMacは、基本的にサポートしていません。

また、iphone、ipad、その他のスマートフォンに関しても、裏メニューでサポートすることはありますが、原則としてサポートしていない、とお考え下さい。

当社お薦めのメーカーにブラザー社があります。

パーソナルはもちろん、仕事にも、とても重宝するプリンターやFAX複合機等を出しています。

そのブラザーから、以前、気になるニュースが届きました。

タイトルは「ペットを飼われているお客様への注意喚起について(パーソナルファクス)
猫と一緒にお住まいのお客さまへ
家庭用ファクスにおける無償点検のお知らせ

ブラザー工業株式会社(社長:小池利和)が2000年(平成12年)9月から2005年(平成17年)11月まで生産いたしました家庭用ファクスにおいて、猫の尿が繰り返し製品にかかることに起因する焼損事故が発生いたしました。
当該製品の構造上、猫が製品に乗って繰り返し排尿することにより、まれに発火に至ることがあることから、お客さまに引き続き安心してご使用いただくため、当該製品の無償点検を実施させていただきます。
当該製品をご使用の期間中に、猫と一緒にお住まいのお客さまにおかれましては、大変お手数ではございますが、下記専用窓口までご連絡賜りますようお願い申し上げます。

要は、ファクス機の上で猫が尿をしてしまうと、火災・感電・故障の原因となるので、注意して下さい、そして、製品の無償点検を実施します、というお知らせです。

ブラザー社のサイトでこの記事を読んだときに、以前から私自身が何度も経験していたブラザー社の誠意を感じました。

そして、当社でも、思い出深いペット事件がありますので、参考までにご紹介します。

【事例その1】

訪問先でメンテナンスの仕事をしているときに、離れた机の上に買ったばかりのノートパソコンが置いてありました。

そこで、いつもお話する「ノートパソコンの大敵は、水と衝撃ですので、注意した方がいいですよ」とアドバイスをしました。

すると、「パソコンなんて壊れるものじゃないし、丁寧に使うのでそんな心配(アドバイス)は無用だ」と一蹴されました。

その後、別の部屋での仕事を終わらせて戻ってくると、ノートパソコンの持ち主が、ノートパソコンの前で呆然としていました。

なんと、ペットが、その新品のノートパソコンの上で尿をしてしまっていたのです。

Windows98時代だったでしょうか、価格は50万円以上して自慢の品だ、と言っていましたが、残念ながら、その後、そのノートパソコンを見かけることはありませんでした。

せめて、固いウンチだったらよかったのに、と別の社員さんが本気か冗談でつぶやいていましたが、こういうことってあるんだなぁ、とびっくりしたことがあります。

東日本大震災の際にも、地震の際にパソコンが水をかぶって大変なことになってしまった、という事例をいくつか知っています。

そんなことまで心配していたら何もできない、とアドバイスに耳を貸さない人もいますが、こういう事例をいくつも経験していると、できるだけの対策はたてておかないといけない、と思ってしまうわけです。

それでも、残念ながら、トラブルは、起きるときには、起きてしまいます。

【事例その2】

当社で依頼を受けて納品したパソコンが突然起動しなくなった、という連絡をもらいました。

緊急事態だったので、次の訪問先に事情をお話して時間を調整して、出先からすぐに診断に向かいました。

そこのパソコンは、デュアルモニターといって、1台のパソコンに対して、2台のモニターをつないで使うようにしてあるのですが、2台のモニターのうち、1台がメインで、起動する際には、このメインンのモニターの方だけにLoginの画面が表示されます。

状況からすると、パソコン本体の故障ではなく、このメインのモニターが故障している可能性があったので、予備で保管していた古いモニターと交換してみました。
ところが、それでも何も映りません。

しかも、よく見ると、電源スイッチを入れたのにランプは何の反応もしないのです。

これは、もしや、電源コードが抜けているのでは、と机の下にもぐりこんで、コードをたどってみたところ、やはり、電源のコンセントが抜けていました。

そこで、電源コードをコンセントにさして、故障したと思っていたモニターを元に戻して試したところ、無事、画面にLogin画面が表示されました。

近くで、ペットの3匹の猫が、心配そうに聞き耳をたてていました(?)ので、「何かの拍子にコンセントが外れてしまったのでしょう」と伝えましたが、おそらくは、ペットの猫が机の下を歩きまわっているときに、電源のコンセントをひっかけて抜いてしまったのだと思います。

抜けるようなコンセントにさしたあんた(私)が悪いんだろうニャー・・と猫からのつっこみがありそうだったので、今回は、パソコンの電源コードと同じように簡単には抜けない方のコンセントを使いました。

パソコンのトラブルの原因になるだけでなく、ペットの安全のためにも、いろいろ気をつけた方がいいと思います。

私自身もよく悩まされる問題で、相談も多いのが、ワープロソフトなどで文字を入力していると、勝手に文字が変換されてしまい、困る、という内容です。

見た目の問題だけなら、まだいいのですが、先日いただいた相談内容は、確かに大問題でした。

相談相手は、ある事業所でサーバーの管理の担当者なのですが、社内での記録を残すためにMicrosoft社のVISIOというソフトを使っています。

そのソフトで、ユーザーIDやパスワードを記録した書類を別の社員に渡したところ、どうしても、そのユーザーIDとパうサードではログインできない、と言われたそうなんです。

ところが、自分で試すと間違いなくログインできて、どこに原因があるのかわからなくて、困った、とういうことで相談を受けました。

そこで、ユーザーIDやパスワードの内容を私の方で見ても構わない、という同意のもと、遠隔操作で確認をさせてもらいました。

原因は、VISIOだけでなく、各種ソフトに標準でついている「オートコレクト」という機能でした。

つまり、小文字で設定して入力したはずが、先頭が大文字に変換されて印刷されていたので、「入力した情報が間違っています」とエラーになってしまったわけです。

(admin→Admin pass1234→Pass1234 こんな具合です。)

Microsoft社のVISIOについていうと、マイクロソフト社のサポートページに、この設定に関する情報が載っています→「半角英字の先頭文字が自動的に大文字にならないように設定するには
[ツール] をクリックし、[オートコレクトのオプション] をクリック

[オートコレクト] タブをクリックし
電話やSkypeなどで説明をしてもらっても、本人が間違い(とも言えませんが)に気付いていないので、解決が難しいですが、遠隔操作で画面を直接見せてもらうと、このように、すぐに解決できることが多いので、遠隔操作はサポートツールとしては、本当に重宝します。

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