メンテナンス業務

 

Adobe Acrobatを使って、一つのフォルダーな中にあるバラバラのPDFファイルを1つにまとめる方法を案内したことのあるお客様から相談を受けました。

相談内容は、フォルダーの中の複数のファイルを読み込んで、一つのPDFファイルにした際に、本当は日付順でできあがって欲しいのに、名前順になってしまうので、解決できないか、というものでした。

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70歳代の方からの相談です。
海外に住んでいるお子さんとSkypeやメールを使ってやり取りをしているのですが、生活の中でパソコンを有効活用していて嬉しくなります。

今回は、お知り合いとメールのやり取りをしたいので、先方にメールアドレスを教えて送ってもらったのに届かない、ということでした。

この方は、当社のレンタルメールアドレスを利用されていて、メールアドレスは、短くて分かりやすいものにしましたので、つづりなどの間違えの可能性は少ないはずで、原因はこちらでもわかりませんでした。

そこで、お知り合いからメールアドレスを聞いてもらって、こちらからまず、メールを送ってもらうことになりました。

さて、早速、メールアドレスを聞いてきて、アドレス帳に入力する段階で、念のため連絡をもらったのが、今回の相談でした。

パソコン初心者の方に参考になると思いますので、ポイントをお伝えします。
1.教えてもらったメールアドレスは見慣れないのだけど、間違いないか?
2.入力する際に先頭は大文字にする方がいいのか?
3.つづりは、これで間違いないか?
4.他に何か注意することはあるか?

【回答】
1.メールアドレスは、●-●△△@◇◇.◆◆◆◆.ne.jp でした。
「◆◆◆◆.ne.jp」は、古くからあるプロバイダさんでしたので、心配ありません、とお答えしました。

ちなみに、最近は、雑誌などに、連絡先として、ホームページやメールアドレスが書いてあることが多くなってきましたが、よくある質問は、メールアドレスとホームページの区別がつかない、という内容です。

区別の仕方は、難しくありません。

メールアドレス・・途中に「@」(アットマーク)が入っています。
ホームページ・・・先頭に「http://」ないし「https://」が入っています。

今回は、途中に「@」(アットマーク)が入っていますので、メールアドレスで間違いありません。

ただ、「見慣れない」ということでしたので、メールアドレスを分解して説明しました。

メールアドレスは、「@」(アットマーク)を境に前と後に分けることができます。

前・・・その人の名前にあたる任意の文字列「●-●△△」の部分です。

後・・・メールアドレスを発行している会社などで「◇◇.◆◆◆◆.ne.jp」の部分です。

この「◇◇.◆◆◆◆.ne.jp」は、「.」(ドット・ピリオド)を「の」と読んで、後ろから考えます。

つまり

「jp」・・・・・・・japanのjp
「ne」・・・・・・・networkのne
「◆◆◆◆」・・・・◆◆◆◆という会社
「◇◇」・・・・・・◇◇というグループ

翻訳すると「日本のネットワークの◆◆◆◆という会社が◇◇というグループ」で発行したメールアドレス、ということです。

この「◆◆◆◆」の代表は、
【携帯電話のメールアドレス】
docomo.ne.jp(ドコモ)
softbank.ne.jp(ソフトバンク)
ezweb.ne.jp(au)

【パソコンのメールアドレス】
ocn.ne.jp(NTT運営のプロバイダ)
nifty.ne.jp(富士通運営のプロバイダ)
biglobe.ne.jp(NECが運営のプロバイダ)
so-net.ne.jp(ソニーが運営のプロバイダ)

です。
◆◆◆◆の部分は、プロバイダー以外にもありますし、「◆◆◆◆.ne.jp」は「ne.jp」以外に無限と思えるほどあります。

今回は、その方にとっては始めての文字列だった、ということでした。

少し脱線しますが、このメールアドレスを聞いて、私は、次のように聞いてみました。
「この方は、女性で、誕生日は、△△ではありませんか?」

見事正解だったので、びっくりしていましたが、なぜ正解したと思いますか?

先日、「女性は、メールアドレスの中に自分の誕生日を入れる傾向にある」という記事を読んでいたからです。

私の手元にあるメールアドレスを調べてみると、確かにそうだったので、びっくりしました。

個人的には、誕生日は公開すると怖い、と思っていますので、余計なお節介かもしれませんが、特に女性の方、どうかメールアドレスを作成する際には、ご用心を。。。

2.入力する際に先頭は大文字にする方がいいのか?

メールアドレスで小文字と大文字は識別されません。

aaa@dcocmo.ne.jp
AAA@dcocmo.ne.jp

この2つは「同一アドレス」と認識されますが、小文字表記を勧めています。

3.つづりは、これで間違いないか?
実は、今回、リモート操作で、入力している画面を見ながら説明をしていたのですが、ここで、画面を見ながらでないと気付かない、あることを発見しました。
それは、メールアドレスを入力する際に「スペース」を入れていたことです。
つまり、名前の場合に、姓と名の間にスペースを入れて見やすくする感覚で、「●-●(スペース)△△@◇◇.◆◆◆◆.ne.jp」と入力していたのです。
これが、リモート操作のいいところで、つづりを読み上げてもらうだけでは、おそらくは、気付かないことです。

逆に初心者の人のサポートをさせてもらって、こちらが勉強になるというのは、まさに、こういうことです。
大文字と小文字とは違って、スペースは、一つの文字と同じですので、全体として、別人のメールアドレスということです。
それから、前提として、そもそも、メールアドレスにスペースは使えませんので、この点、是非、注意願います。

4.他に何か注意することはあるか?
アドレス帳に入力した名前が、メールの相手にそのまま表示されます。
そこで、敬称を名前の後につけることをアドバイスします。
先生の場合は、「△△ △△ 先生」
知人の場合は、「△△ △△ さん」
などのようにです。

慣れている人が当たり前に使っているメールについても、文章にするとこんなに長くなってしまいます。
やはり、知っている人やレッスンで口頭で説明を受けるのが、一番効率的なのだと思います。

【電話でのサポート業務】
相談内容
今回の電話の相談は、CD/DVDを取り出そうとして、ボタンを押しても反応しないので、修理ないし交換が必要でしょうか?でした。
このパソコンは、デスクトップパソコンで、以前、私の方で購入・セットアップしたものです。
どうやら、少し前から、CD/DVDの調子はよくなくて気になっていたようです。
CD/DVDを取り出す方法としては、大きく3つあります。
1.CD/DVDの本体の取り出しボタンを押す
2.CD/DVDの本体にある2mmぐらいの穴にピンを垂直に入れて、グイッと押す
3.マイコンピュータ(コンピュータ)のCD/DVDドライブを右クリックして「取り出し」を左クリック

今回は、電話で、3.の方法を試してもらおうと思ったのですが、マイコンピュータ(コンピュータ)にCD/DVDドライブが見つからない、というのです。

そこで、次の作業をしてもらうことにしました。
1.パソコンの電源を切る
2.全部のケーブルを抜く(戻せるように、どこにどのケーブルが刺さっていかたの目印をしておく)
3.パソコンを用心深く床に置いて、蓋をあける
4.CD/DVDの本体につながっているケーブルを抜いて、しっかりと刺しなおす
5.蓋をしめて、パソコンを最初の位置に戻して、ケーブル類も元と同じにする
6.電源を入れて、CD/DVDが表示されるか、を確認する

以上の作業をしてもらって、再度電話をもらいましたが、上記作業で、CD/DVDは見えるようになったものの、やはり、CD/DVDのボタンを押しても、取り出せない、ということでした。
そこで、マイコンピュータ(コンピュータ)のCD/DVDドライブを右クリックして「取り出し」を左クリックしてもらったところ、無事、取り出せました。

さて、ここで、選択肢としては、
1.しばらく、この方法(パソコンから操作)で、CD/DVDを使って、様子をみる
2.CD/DVDを交換する
3.パソコン本体を買い替える

現在、OSは、WindowsXPで、CD/DVDを交換するのに、費用もかかりますので、買い換え、という選択肢もないわけではありませんが、それは、「今でしょ!」ではなくて「今じゃないでしょ!」というのが、私の判断です。

確かに、手間は、若干かかりますが、もし、マイコンピュータ(コンピュータ)からの取り出しで大丈夫なら、しばらくは、このまま使ってみたらどうですか、というアドバイスをしたところ、そのようにすることになり、今回のサポートは終了しました。

私自身もよく悩まされる問題で、相談も多いのが、ワープロソフトなどで文字を入力していると、勝手に文字が変換されてしまい、困る、という内容です。

見た目の問題だけなら、まだいいのですが、先日いただいた相談内容は、確かに大問題でした。

相談相手は、ある事業所でサーバーの管理の担当者なのですが、社内での記録を残すためにMicrosoft社のVISIOというソフトを使っています。

そのソフトで、ユーザーIDやパスワードを記録した書類を別の社員に渡したところ、どうしても、そのユーザーIDとパうサードではログインできない、と言われたそうなんです。

ところが、自分で試すと間違いなくログインできて、どこに原因があるのかわからなくて、困った、とういうことで相談を受けました。

そこで、ユーザーIDやパスワードの内容を私の方で見ても構わない、という同意のもと、遠隔操作で確認をさせてもらいました。

原因は、VISIOだけでなく、各種ソフトに標準でついている「オートコレクト」という機能でした。

つまり、小文字で設定して入力したはずが、先頭が大文字に変換されて印刷されていたので、「入力した情報が間違っています」とエラーになってしまったわけです。

(admin→Admin pass1234→Pass1234 こんな具合です。)

Microsoft社のVISIOについていうと、マイクロソフト社のサポートページに、この設定に関する情報が載っています→「半角英字の先頭文字が自動的に大文字にならないように設定するには
[ツール] をクリックし、[オートコレクトのオプション] をクリック

[オートコレクト] タブをクリックし
電話やSkypeなどで説明をしてもらっても、本人が間違い(とも言えませんが)に気付いていないので、解決が難しいですが、遠隔操作で画面を直接見せてもらうと、このように、すぐに解決できることが多いので、遠隔操作はサポートツールとしては、本当に重宝します。

サポート契約をしている会社の社長さんから休み明けの午前中に電話がありました。
複数台あるパソコンの親機が、電源を入れても最初の黒い画面で固まってしまって、起動しなくなって困っている、という相談でした。
何度か強制終了をしても、状況が変わらなくて連絡をいただいたのですが、幸い、電話でのサポートで復旧したので、訪問しないですみました。
同じように困っている方も多いと思いますので、今回の解決方法を参考にしてみて下さい。

1.【電源ボタンで強制的に電源を切る方法】
まず、今回、何度も強制終了した、というので、電源の切り方を念のため確認しました。
すると、電源ボタンを押しても電源は切れないので、やむを得ず、コンセントを抜いて、電源を切った、ということでした。
まず、ここがポイントの1です。
以前のパソコンや設定によっては、電源ボタンを押すだけで、電源が切れることがあったかもしれませんが、それだと、間違って電源ボタンを押して、パソコンを壊してしまう危険があります。
そこで、今のパソコンは、安全装置として、電源ボタンを押しただけでは、ブチッと電源がきれないようになっているようです。
では、どうすればいいか?ですが、パソコンに、「私がこれから電源ボタンを押すのは、本当に電源を切るためなので、電源を切って下さいね」という命令を出してあげるのです。
具体的には、うっかりと区別するために、電源ボタンを数秒間「長押し」します。
時間にして、5秒位でしょうか。
すると、電源ボタンで強制的に電源を切ることができます。
この電源ボタンの「長押し」による電源の切り方は、特にノートパソコンの場合には、覚えておかないと苦労します。
ノートパソコンの場合は、バッテリーがあるので、コンセントを抜いただけでは、電源が切れないからです。
ノートパソコンの場合も、固まって強制終了するしかない場合は、「電源ボタンの長押し」をしてみて下さい。
2.【困ったときの再起動】
次に、パソコンだけではなく、モデムやルーターやハブといったネットワークの機器については、ネットが突然つながらなくなった場合に、再起動すると、復旧する可能性が大きいです。
これは、長いこと電源がはいりっぱなしで、静電気を帯びたからではないか、と私は思っています。
そこで、ここでポイントの2です。
再起動する場合に、コンセントからコードを抜いて、数分間そのまま放置して、静電気が放電するのを待ちます。
時間にして、5分位コンセントを抜くのが確実だと思います。
コンセントを抜かないと、通電していて放電はしないはずなので、面倒でも、コンセントを抜く作業をしてみて下さい。
パソコンの場合、不思議なことに、コンセントを抜いて放電するだけで復旧する場合が結構あります。
3.【F8ボタンでセーフモードで立ち上げる】
5分後にパソコンにコンセントをさしてもらって、電源ボタンを押してもらいましたが、これで復旧するかの確信がもてなかったので、まずは、セーフモードでパソコンが立ち上がるかを確認することにしました。
具体的には、電源を入れた直後から、キーボードの「F8」ボタンを、チョン、チョン、チョンと押しては離し、押しては離しの作業を繰り返してもらいます。
すると、画面の上の方に「セーフモード」という文字列が書かれた黒い画面が表示されます。
キーボードの矢印ボタンで、この「セーフモード」に移動して、エンターキーを押すと、「セーフモード」でパソコンが起動します。
もし、パソコンが物理的に壊れてしまったり、致命的なシステムの不具合が原因の場合は、「セーフモード」でも立ち上がりませんので、「セーフモード」で起動するかを確認するのは、故障の原因の診断に役立つわけです。

「セーフモード」で無事に立ちあがりましたので、おそらく、今回は、そのまま再起動すれば、無事に起動できると思いましたので、スタートメニューから、再起動してもらいました。
結果は、いつもの画面で無事Windowsは立ち上がりました。

Windowsが立ち上がれば、インターネットを使っての遠隔操作が可能になりますので、すぐに遠隔操作のソフトを立ち上げてもらって、最終チェックをして、作業は完了しました。

電話だけで、いつも解決できるといいのですが、今回のパソコンは、数年前に当社がご依頼を受けて導入したパソコンで、その後、メンテナンス契約もしていたので、スムースに解決できた事案でした。

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