【販売管理システムの導入】

手書きの経理システムが工夫されていて素晴らしい、と感心していた会社の社長さんから、パソコンを使っての販売管理システムの導入の相談がありました。

理由は、以前に比べ勘が鈍ってしまって、実際のデータと自分が思っていた内容がずれてしまうことがあるので、パソコンで正確な数値を把握できるようにしたい、ということでした。

最初に目指したのは、次の2点でした。

1点目は、今までの手書きの経理システムをパソコンのシステムの上で可能な限り再現して、社員さんの日々の作業に支障をきたさないようにすること。

2点目は、どこよりもシンプルで美しい請求書を発行できるようにすることでした。

ところが、実際に準備を始めると、困った問題がおきました。

それは、その会社には、箱単位で扱う商品が多く、今までの手書きの請求書では、数量を分数(3/11など)で記載することがあるのです。

パソコンを使って、数量を分数で記載することは、今まで経験がなかったですし、聞いたこともなかったので、戸惑ってしまいました。

そこで、ビックサイトなどで販売管理のソフトを扱うイベントなどがあれば、出かけていって、いろいろな会社のプログラマーさんなどに相談をしたのですが、分数での表記は、難しい、ということでした。

困りはてているときに、チーム仲間と社員さんとの会話の中から、箱単位をバラにして個数単位に置き換えればいいのではないか、と気付きました。

そこで、社員さんに相談をしたところ、それでも構わない、という返事でしたので、商品リストの箱単位の商品をバラに変換してリストを作り直しました。

こうして、一番の難題を解決できて、無事に販売管理システムを完成させることができました。

この会社で採用した販売管理ソフトは、応研の販売大臣でしたが、請求書のレイアウトを自由に作成できる機能があったので、ほぼ手書き時代のものと同じ請求書を再現できて、とても満足のいくシステムにすることができました。

また、同時に新入社員の女の子を約1か月かけて、この販売管理システムを使えるようにレッスンしました。

当時の初代の女性と2代目の女性は、寿&出産退社して、現在は、3代目の女性が担当してくれています。

その後、メンテナンス契約を結んでもらっているので順調に運営ができています。

この販売管理システムは、社員さんどうしで上手に引き継いで大事に育ててくれていて、本当にやりがいのある仕事でした。

また、こういう仕事を当社を信頼して任せてくれた社長さんにも感謝しています。

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