はじめてのお客様のところに行って、仕事の流れを見せてもらうときに、封筒などの郵便物をどのように送っているか、を確認させてもらいます。

毎回手書き、という場合もありますが、多いのは、ラベル印刷をして,それを封筒に貼って送付する、というやり方です。

そこでアドバイスをするのは、窓付き封筒への切り換えです。

長所としては、

  1. ラベルの用紙代を節約できる
  2. ラベル印刷の手間を省くことができる
  3. 郵便物の取り違いを防止できるなどです。

ところが、今回、窓付き封筒の請求書を受け取って、窓付き封筒の落とし穴に気づきました。

それは、今回、私自身が経験した事故がきっかけです。

どういうことかというと、ある会社から、私宛に請求書の封筒が届きました。

その封筒を開くと、なんと、私の名前とそっくりの別の人の請求書も一緒に同封されていたのです。

窓付き封筒の最大の長所は、郵便物の取り違いを防止できること、と考えていましたが、確かに、間違いなく、私宛の請求書は、私のところに届きますが、別の人宛の用紙が間違って同封してしまう、というミスはありえる、ということに改めて気づきました。

別の人宛の用紙を自分宛のものだと思って、読んだ後に、何かへんだ、と思って、窓の部分の宛て名を見て、はじめて、別の人宛のものだと気づきました。

でも、これって、場合によっては、重大なトラブルが起きたり、信用問題になる可能性がありますよね。

というわけで、窓付き封筒であっても、取り違いは防止できても、ごのような誤送信の危険はありますので、注意をしなければいけない、と思ったしだいです。

 

 

Adobe Acrobatを使って、一つのフォルダーな中にあるバラバラのPDFファイルを1つにまとめる方法を案内したことのあるお客様から相談を受けました。

相談内容は、フォルダーの中の複数のファイルを読み込んで、一つのPDFファイルにした際に、本当は日付順でできあがって欲しいのに、名前順になってしまうので、解決できないか、というものでした。

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パソコンの場合は、最初の段階では面倒に感じることが多いですが、使い慣れると、間違いなく効率があがって、快適になります。

デュアルモニター(マルチディスプレー)は、その代表だと思います。

設定方法や、具体例をご紹介します。

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ESETのVer10の関係だと思いますが、FileMakerの共有ができなくなった、という連絡をもらいました。

本当は、根本的にVer10での解決をしたいのですが、遠隔操作で解決しなくてはならなかったので、Ver10をアンイントールして、古いバージョッ(Ver8)をインストールしなおしました。

ところが、それでもFileMakerの共有はできませんでした。

実は、FileMakerの共有については、個別にネットワークのフィルタリング機能の通信を許可設定をする必要があります。

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とても快調に使えるESETのウィルスソフトのユーザーから連続してトラブルの相談が続いています。

具体的には、

  1. 今まで複合機からパソコンに送信できたスキャン機能が使えなくなった(パソコンに届かなくなった)
  2. NASに置いてあるエクセルファイルが開かなくなった
  3. 社内ネットワークが重くなった
    などなど

はっきりしたことはまだわかりませんが、ESETの最新版のVer10になって、「ホームネットワーク保護」という機能が新たに追加されていました。

これが原因かもしれません。

Eset Ver10

eset-support.canon-its.jp/faq/show/5562?site_domain=private

別に追加された「ランサムウェア保護」の機能に魅力を感じますので、Ver10の使用を継続しながら、この問題の解決を図る方法を検討すべきだとは思いますが、緊急事態を解決しないといけません。

そこで、今回は、Ver10を削除して、古いバージョンをインストールしなおしました。

古いバージョンのソフトは、公式サイトの下記からダウンロードできます。

ESETの古いバージョン

eset-info.canon-its.jp/support/wc0102/

今日は、遠隔操作で、他のパソコンニインストールされているESETのバージョンを確認して、そのバージョンに合わせたものをダウンロードして、インストールしなおしたら解決しました。

ただし、今回、公式サイトからのアナウンスで、古すぎるバージョンだと、逆にサポートが2017年3月31日で終了しますので、注意です。

===========================================================
2)Windows向け旧バージョンプログラムのサポート終了について
===========================================================
個人向け製品のWindows向け旧バージョンプログラム(V5.2 以前)に対する
ウイルス定義データベースの配信を含むプログラムのサポートを、
2017年3月31日に終了させていただきます。

ESETのソフトは、性能がよくて、軽くて、インストールしても、トラブルがほんとどなかったので、安心して人にも勧めてきましたが、今回のようなネットワークのトラブルが続くようだと、他のソフトに乗り換えてしまうユーザーがでてしまいますので、ぜひとも、早急に解決して欲しいと思います。

私が、昔、ソースネクストのフィルスセキュリティZEROを勧めるのをやめた原因の一つが、まさに、ZEROをインストールすると、特別な設定をしないと、ネットワークの不具合を解決できなかったからです。

その時と違って、私自身はESETから、別ソフトに乗り換えるつもりはありませんが、頭の痛い問題です。

相談内容

メールで拡張子が「ai」のファイルが送られてきたので、開こうとしても、開くことができない。どうしたらいいですか?

電話での回答内容

拡張子が「ai」のファイルは、ADOBE社のイラストレーターで作成したファイル名です。

パソコンにインストールされているAdobe Readerで開いて見ることができるはずですので、試して下さい。

解説

イラストレーターもAdobe Readerも、共にAdobe社の製品です。

イラストレーターで作成したファイルを保存する際に、PDF形式でも保存することができます。

ということは、イラストレーター形式の拡張子がaiのファイルも、Adobe Readerで読めるはず、という推定が働きます。

実際に、開けたと思います。

※ai=Adobe と Illustratorの頭文字、というのが私の憶え方です。

ちょうど、今電話で解決した事例を忘れないうちに書いておきます。

相談内容

事務所で使用しているノートパソコンから印刷しようとしたら、印刷できないので、困って電話しました。

解決方法

まず、通話料を負担させないために、すぐに電話を切って、私の方からかけなおしました。

次に、インターネットは使えるか、他のパソコンからは印刷できるか、の質問には、両方とも問題なし、でした。

ということは、その担当者のパソコンだけの問題と原因が特定できましたので、魔法の呪文を伝えて実行してもらいました。

すると、数分後に、「印刷できるようになりました!」と嬉しそうな返事がかえってきました。

めでたし、めでたし、です。

さて、ここで伝えた「魔法の呪文」ですが、ぜひ、みなさんも覚えておいてください。

100%解決できるわけではありませんが、かなりの確率(7割~8割位)の確率で解決できる、とても素敵な呪文です。

「困ったときの再起動」

どうですか、難しくないでしょ。

今回、私が電話口で待っている間にしてもらったのは、担当者のノートパソコンの再起動です。

それだけです。

再起動したら、さきほど印刷したかった文書が印刷されてきました。

「それだけ」なんですが、これは、長年の経験で発見した実は、とても深い内容をもったとっておきの呪文です。

この情報を買えば、とても高い値がつく情報だと思って、ぜひとも、お持ち帰り下さい。

相談内容

400字以内で手書きで提出する課題が出ました。

原稿用紙が手元にないので、一太郎のテンプレートにある「原稿用紙」を印刷することを思いつきました。

ちょうど、A4で印刷できる原稿用紙があったので、印刷しようとしたら、どうしても印刷できなくて困ってしまい、相談しました、という内容です。

使用ソフト

一太郎

やりたいこと

一太郎の「よく使うテンプレート」の中にある「原稿用紙」だけを印刷したい

困ったの内容

「印刷するデータがありません」と表示されて「原稿用紙」だけの印刷ができない

解決策

何でもいいので、文字を入力します。

その文字の文字色を「白」に設定します

これで印刷すると、「印刷するデータ」はあるので、印刷できます。
でも、文字は「白色」なので、結果としては、枠付きの原稿用紙だけが印刷される、というわけです。

応用

エクセルなどで、計算上、数字の入力は必要だけど、印刷した場合に、その数字を表示させたくない、ということがあります。
このような場合も、文字色を白にして印刷する、という方法がすぐにできる解決方法です。

【相談内容】
ToDo管理をしているFileMakerのフィールドの中にチェックボックスがあって、その日すべきことにチェックを入れるようにしている。
そして、翌日、前日つけたチェックボックスのチェックを一括ではずせるようにスクリプトの検索・置換機能を使おうとしたら、下記のようなエラー画面が出てしまって、うまくいかない。
なぜでしょうか?
チェックボックスのエラー画面
 

 

 

 

 

【回答】
FileMakerのサイトで探すと、下記のように書かれています。

ホーム > FileMaker Pro の使い方 > データの検索、ソート、および置換 > データの検索と置換

www.filemaker.co.jp/help/html/find_sort.5.24.html

「ポップアップメニュー、ラジオボタン、またはチェックボックスとして書式設定されたフィールドのデータを検索、置換することはできません。」

つまり、もともと、チェックボックスで作成したフィールドでは、検索・置換の機能を利用できないようです。
これが、今回の相談内容の直接の回答です。

【解決策】
FileMakerのサイトでは、この解決策として、下記のように書かれています。
「 この制限を回避するには、このようなフィールドが編集ボックスまたはドロップダウンリストとして書式設定されているレイアウト上でデータを検索、置換してください。」とあります。

チェックボックス等は使わないで下さい、ということですね。

確かにその通りなんですが、チェックボックスを使うのは、入力の手間を省くのに便利だからです。

何か他にないでしょうか?

FileMakerの場合には、同じフィールドを同一レイアウト上に複数置くことができます。
そこで、チェックボックスでチェックをいれたいフィールドを複製して、複製したフィールドについて、編集ボックスとして書式設定をしてもらいました。
そうして、改めて、スクリプトを実行してもらったら、エラー表示がでないで、全部のチェックが消えました。

ただ、もともと、複製した編集ボックスのフィールドは不要なもので、検索・置換のためにだけ便宜上設置したフィールドなので、このフィールドをできるだけ小さくして、このフィールドをチェックいボックスのフィールドの背後に隠して見えなくしてもらいました。

これで、チェックボックスのチェックの一括置換はできるようになりました。

「Better or Nothing」の発想での解決でしたが、どうでしょう?

70歳代の方からの相談です。
海外に住んでいるお子さんとSkypeやメールを使ってやり取りをしているのですが、生活の中でパソコンを有効活用していて嬉しくなります。

今回は、お知り合いとメールのやり取りをしたいので、先方にメールアドレスを教えて送ってもらったのに届かない、ということでした。

この方は、当社のレンタルメールアドレスを利用されていて、メールアドレスは、短くて分かりやすいものにしましたので、つづりなどの間違えの可能性は少ないはずで、原因はこちらでもわかりませんでした。

そこで、お知り合いからメールアドレスを聞いてもらって、こちらからまず、メールを送ってもらうことになりました。

さて、早速、メールアドレスを聞いてきて、アドレス帳に入力する段階で、念のため連絡をもらったのが、今回の相談でした。

パソコン初心者の方に参考になると思いますので、ポイントをお伝えします。
1.教えてもらったメールアドレスは見慣れないのだけど、間違いないか?
2.入力する際に先頭は大文字にする方がいいのか?
3.つづりは、これで間違いないか?
4.他に何か注意することはあるか?

【回答】
1.メールアドレスは、●-●△△@◇◇.◆◆◆◆.ne.jp でした。
「◆◆◆◆.ne.jp」は、古くからあるプロバイダさんでしたので、心配ありません、とお答えしました。

ちなみに、最近は、雑誌などに、連絡先として、ホームページやメールアドレスが書いてあることが多くなってきましたが、よくある質問は、メールアドレスとホームページの区別がつかない、という内容です。

区別の仕方は、難しくありません。

メールアドレス・・途中に「@」(アットマーク)が入っています。
ホームページ・・・先頭に「http://」ないし「https://」が入っています。

今回は、途中に「@」(アットマーク)が入っていますので、メールアドレスで間違いありません。

ただ、「見慣れない」ということでしたので、メールアドレスを分解して説明しました。

メールアドレスは、「@」(アットマーク)を境に前と後に分けることができます。

前・・・その人の名前にあたる任意の文字列「●-●△△」の部分です。

後・・・メールアドレスを発行している会社などで「◇◇.◆◆◆◆.ne.jp」の部分です。

この「◇◇.◆◆◆◆.ne.jp」は、「.」(ドット・ピリオド)を「の」と読んで、後ろから考えます。

つまり

「jp」・・・・・・・japanのjp
「ne」・・・・・・・networkのne
「◆◆◆◆」・・・・◆◆◆◆という会社
「◇◇」・・・・・・◇◇というグループ

翻訳すると「日本のネットワークの◆◆◆◆という会社が◇◇というグループ」で発行したメールアドレス、ということです。

この「◆◆◆◆」の代表は、
【携帯電話のメールアドレス】
docomo.ne.jp(ドコモ)
softbank.ne.jp(ソフトバンク)
ezweb.ne.jp(au)

【パソコンのメールアドレス】
ocn.ne.jp(NTT運営のプロバイダ)
nifty.ne.jp(富士通運営のプロバイダ)
biglobe.ne.jp(NECが運営のプロバイダ)
so-net.ne.jp(ソニーが運営のプロバイダ)

です。
◆◆◆◆の部分は、プロバイダー以外にもありますし、「◆◆◆◆.ne.jp」は「ne.jp」以外に無限と思えるほどあります。

今回は、その方にとっては始めての文字列だった、ということでした。

少し脱線しますが、このメールアドレスを聞いて、私は、次のように聞いてみました。
「この方は、女性で、誕生日は、△△ではありませんか?」

見事正解だったので、びっくりしていましたが、なぜ正解したと思いますか?

先日、「女性は、メールアドレスの中に自分の誕生日を入れる傾向にある」という記事を読んでいたからです。

私の手元にあるメールアドレスを調べてみると、確かにそうだったので、びっくりしました。

個人的には、誕生日は公開すると怖い、と思っていますので、余計なお節介かもしれませんが、特に女性の方、どうかメールアドレスを作成する際には、ご用心を。。。

2.入力する際に先頭は大文字にする方がいいのか?

メールアドレスで小文字と大文字は識別されません。

aaa@dcocmo.ne.jp
AAA@dcocmo.ne.jp

この2つは「同一アドレス」と認識されますが、小文字表記を勧めています。

3.つづりは、これで間違いないか?
実は、今回、リモート操作で、入力している画面を見ながら説明をしていたのですが、ここで、画面を見ながらでないと気付かない、あることを発見しました。
それは、メールアドレスを入力する際に「スペース」を入れていたことです。
つまり、名前の場合に、姓と名の間にスペースを入れて見やすくする感覚で、「●-●(スペース)△△@◇◇.◆◆◆◆.ne.jp」と入力していたのです。
これが、リモート操作のいいところで、つづりを読み上げてもらうだけでは、おそらくは、気付かないことです。

逆に初心者の人のサポートをさせてもらって、こちらが勉強になるというのは、まさに、こういうことです。
大文字と小文字とは違って、スペースは、一つの文字と同じですので、全体として、別人のメールアドレスということです。
それから、前提として、そもそも、メールアドレスにスペースは使えませんので、この点、是非、注意願います。

4.他に何か注意することはあるか?
アドレス帳に入力した名前が、メールの相手にそのまま表示されます。
そこで、敬称を名前の後につけることをアドバイスします。
先生の場合は、「△△ △△ 先生」
知人の場合は、「△△ △△ さん」
などのようにです。

慣れている人が当たり前に使っているメールについても、文章にするとこんなに長くなってしまいます。
やはり、知っている人やレッスンで口頭で説明を受けるのが、一番効率的なのだと思います。

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